כיצד בכוונתנו להשתמש במדפסת ועבור אילו תועלות? דגמי המדפסות משתנים במידה רבה על סמך אם הן לשימוש ביתי או עסקי (או לשימוש כפול בבית ובמשרד הביתי), מה אתם מתכוונים להדפיס איתן (טקסט, גרפיקה, תמונות, תוויות) והאם אתם צריכים הדפסה בצבע או מסתפקיםבמונוכרום (הדפסה בשחול-לבן).
רוב המדפסות מתוכננות לשימוש ביתי או עסקי קטן. באופן כללי, מדפסות עסקיות מיועדות לרוב לטקסט ומעט גרפיקה, בעוד שמדפסות ביתיות (בדרך כלל הזרקת דיו) שמות דגש על טקסט ותמונות באופן שווה. אפשרויות ייעודיות כוללות מדפסות צילום ייעודיות וכמעט ייעודיות ומדפסות תוויות. (גם בקרב מדפסות מיוחדות, מדפסות תלת מימד הן מקרה מיוחד, ומעבר להיקף הדיון הזה.) במידה ואתם מעוניינים בעיקר להדפיס תמונות, ייתכן שתרצו גם מדפסת שיכולה לעשות דברים אחרים, לכן היה ברור בהיקף כולו של צרכי ההדפסה שלכם לפני שאתה קונים מדפסת.
סוגי מדפסות משרדיות נפוצים - רוב המדפסות נועדו להדפיס טקסט, גרפיקה או תמונות. באופן כללי, מודלים עסקיים משתמשים בטכנולוגיית לייזר והם מכוונים לטקסט (ולפעמים גרפיקה), בעוד שמדפסות ביתיות (בדרך כלל הזרקת דיו) מיועדות לתמונות. במסגרת שיקולים אלה, המדפסות עדיין שונות מאוד באיכות הפלט לקטגוריות אלה. מדפסות עסקיות מסוימות יכולות להתמודד עם כל שלושת סוגי הפלט בצורה מספיק טובה כדי שניתן יהיה להשתמש בהן להדפסה של חוברות וחומרי שיווק אחרים במקום להזמין שירותי הדפסה חיצוניים ולחסוך בקלות זמן יקר והדפסה מסורבלת. משום העובדה שההדפסה פר עמוד תהיה מן הסתם זולה יותר, אין ספק שעסקים יעדיפו מדפסת לייזר.
אם החלטתם כבר לרכוש מדפסת לייזר, חשוב שתהיה מותאמת לצרכים. אפשרות שיתוף ברשת למשל תאפשר חסכון של מספר מדפסות באותו המשרד כך שגם חישוב עלות-תועלת תתחלק בין כלל המשתמשים בה. להלן מס' נקודות חשובות שיאפשרו לכם לאפיין את המדפסת המשרדית הנכונה עבורכם, הן מבחינה טכנית והן מבחינת מודל השימוש / השכרה.
עומס עבודה חודשי - חלק מהמדפסות המשרדיות מאפשרות הדפסת מספר גדול יותר של עמודים (שחול-לבן או צבע), כמו כן מדפסות מקצועיות מאפשרות שימוש אינטנסיבי יותר מאחרות ללא צורך בשירות טכני או החלפת חלקים מתכלים (טונרים, תופים, רצועות וכיו"ב) ורציפות העבודה מתאפשרת ללא תקלות ועיכובים.
זכרון - הזכרון הפנימי מהווה רכיב חיוני המאפשר עבודה מהירה יותר ותקשורת יעילה בין מחשב המשתמש למדפסת, עיבוד מסמכים כבדים יותר ותמונות (הדפסת עלונים ומסמכים ארוכים) ללא השתהות מיותרת , במיוחד כאשר המדפסת משותפת בין מספר עובדים במשרד.
מהירות הדפסה - בהמשך לסיעף קודם, ככל שמהירות ההדפסה גבוהה יותר, כך יותר משתמשים יוכלו לחלוק מדפסות, משרדי עו"ד למשל מדפיסים מסמכים כגון חוזים, תביעו וכיו"ב בכמויות גדולות ובמספר עותקים. במקרים אלו, הזמן שיאבדו בהמתנה להדפסת מסמך יעלה יותר מעלות המדפסת...
מדפסת אלחוטית או קווית (בחיבור ישיר USB או רשת) - חיבור אלחוטי לרשת מאפשר ניוד של המדפסת לכל משרד, שימוש מכל מחשב המחובר לרשת ושיתוף מדפסת נטול כבלים מיותרים, במיוחד כאשר אין אישור לבצע עבודות תשתית או פחות משתלם.
מגוון שימושים - האם יש צורך במדפסת המאפשרת הדפסה בלבד או משולבת המאפשרת גם הדפסה, גם צילום מסמכים (סורק) וגם פקס משולב? אין צורך להשקיע במוצרים נפרדים או לבזבז מקום במשרד כאשר מכשיר אחד יכול לבצע ביעילות את כל האמור.
מדפסת לייזר למשרד - רכישה חד פעמית או במודל השכרה?
מדפסת לייזר למשרד ברכישה חד פעמית - היתרונות מתייחסים יותר לעובדה שאין התחייבות כלשהי מעבר לעלות הרכישה, כלומר מרגע שרכשנו את המדפסת, אנו "אדונים לעצמנו", המדפסת שלנו ונחליט מתי וכמה להדפיס. החסרונות עם זאת, צפים בשלב מאוחר יותר התקנה והגדרה של המדפסת, במקרה של השבתה כתוצאה מקלקול כלשהו אין מי שיעזור לנו אלא בתשלום עבור ביקור טכנאי , עלות הטונרים (בחלוקה לדפי שהדפסנו בפועל) עלולה להתברר כהוצאה לא מבוטלת, אורך חיי המדפסת אינו עולה על מספר שנים וכמובן הזמן שלנו במרבית העסקים שאנו נדרשים, מציאת הפתרונות וחזרה לשגרת עבודה. לא פעם מתברר שהאשליה שהמדפסת בבעלותנו עולה לנו יותר משחשבנו לאורך תקופה.
מדפסת לייזר משרדית כשירות - המודל הפך למאוד פופולרי בשנים האחרונות ומאוד יישים במרבית המשרדים ומאפשר שליטה טובה יותר בהוצאות ההדפסה, העברת כובד האחריות לפעולה תקינה של המדפסת לגורם חיצוני מקצועי ואפילו חסכון רב בהוצאות ההדפסה, כמובן במשרדים שמדפיסים יותר ממספר עמודים ביום.
אם נחשב את העלות החוזה החודשי (החל מעשרות שקלים בודדות), בתוספת עלות טכנאי לצורך הובלת המדפסת, התקנתה, הגדרה ברשת, שירותי תמיכה מהירים, נכפיל במספר שנות העבודה ייתכן כי למרות הערך המוסף של נוחות, חסכון בזמן ויתרונות נוספים, הרי שהמדפסת לא ממש עלתה יותר. אם נוסיף למשוואה את עלות ההדפסות (החל מאגורות בודדות לעמוד בשחור-לבן), נגלה כי חסכנו גם לא מעט כסף.
